Bist du (noch) Sklave deiner ToDo-Liste?

Woran liegt es, dass du dich – mehr oder weniger stark – als „Sklave deiner ToDo-Listen“ fühlst?

Diese Formulierung ist der Original-Wortlaut einer Person, die die zwei Fragen meiner Mini-Umfrage zur Achtsamen Tagesplanung beantwortet hatte:

Frage 1: Was war der 1. spontane Gedanke, als du die Achtsame Tagesplanung gesehen hast?

Antwort: „Ist das ein Weg, die Tagesplanung nicht als Hamsterrad zu betrachten?“

Frage 2: Warum ist die Achtsame Tagesplanung gerade relevant für dich?

Antwort: „Weil ich mich als Sklave meiner ToDo-Listen fühle.“

Dieser Blogartikel greift daher das Bild gerne auf, denn ob ToDo-Listen funktionieren oder nicht, hängt ganz entscheidend davon ab, wie wir mit ihnen umgehen.

In Ergänzung zum Blogartikel „3 Gründe, warum du deine ToDos nicht erledigst“ geht es also hier um die ToDo-Liste selbst und drei Gründe, warum du dich wohlmöglich als Sklave deiner ToDo-Liste fühlst.

Sklave deiner ToDo-Listen,

weil sie ein mieses Image haben

Du kennst das noch als Kind, wenn deine Mutter einkaufen ging und eine ellenlange Einkaufsliste schrieb? Wohlmöglich mit einem entsprechend genervten Gesichtsausdruck, den du aber nur unbewusst wahrgenommen hast.

Als du dann in der Schule warst, stand in deinem Hausaufgabenheft nichts anderes als eine ToDo-Liste. Machte auch nicht gerade Spaß.

In der Uni oder Ausbildung waren dann Lehrpläne und Curricula einzuhalten. Unter ständigem Prüfungsdruck hast du die zähneknirschend abgearbeitet.

Im Job nun gibt es Projektpläne mit detaillierten Listen, wer was bis wann zu erledigen hat. Da sitzen dir neben den Deadlines zusätzlich auch noch Qualitätsansprüche und Budget-Limits im Nacken.

Und so richtig fies wird’s dann, wenn du an deiner Businessentwicklung arbeitest und/oder dich persönlich weiterentwickeln willst.

Da setzt du dir dann Ziele, deren Unterziele die Grundlage für weitere ToDos sind.

Aber weil du ja im Laufe der Zeit verinnerlicht hast dass ToDo-Listen doof sind und immer irgendwas mit Leistung zu tun haben, fällt dir das auf einmal so schwer.

Ist doch kein Wunder, oder?

Sklave deiner ToDo-Listen,

wenn sie ein Sammelbecken für alles sind

David Allen, der Begründer der GTD-Methode (Getting Things Done) und Autor des Buches „Wie ich die Dinge geregelt kriege“* prägte den Satz:

„The mind is for having ideas, not holding them“

Will heißen: Das Gehirn ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie sich zu merken.

Das teile ich unbedingt, vor allem, wenn dieses „Merken“ bestenfalls auch noch handschriftlich passiert. Hier sind jedoch auch sämtliche ToDo-Listen-Apps eine schnelle Lösung.

Am besten noch, wenn sie eine Diktierfunktion haben und eine Komplikation auf der AppleWatch. Ich lag schon abends im Bett und habe eine Idee mal eben in die Uhr gequatscht.

Die Gefahr ist jedoch, wenn du dir jeden Sch… aufschreibst.

Mal abgesehen davon, dass deine Merkfähigkeit ruhig mal ein bißchen Training vertragen kann, ist das in diesem Artikel der Grund Nr. 2, warum du Sklave deiner ToDo-Listen wirst.

Da steht dann nämlich einfach viel zu viel drauf!

Sklave deiner ToDo-Listen,

wenn sie falsch organisiert sind

Als erstes kommt jetzt mein „Lieblings“-Thema: Timeblocking!

Das ist das, wenn dein Terminkalender so aussieht wie ein Stundenplan.

Statt Mathe, Deutsch und Sport sind nun aber die Timeslots nicht nur mit Terminen belegt, sondern auch noch mit Aufgaben. Am besten noch schön bunt!

In gefühlt jedem zweiten sogenannten „Achtsamkeitsplaner“ ist zu lesen, dass du dir deine „me-time“ als festen Termin in den Kalender schreiben sollst.

Wenn aber dann etwas dazwischen kommt, was nicht abzuwenden oder zu verschieben ist, dann ist ganz schnell Ende mit „me-time“.

Und das schlechte Gewissen gibts gratis dazu. In trauter Zweisamkeit mit dem gefährlichen Gedanken: „Na ja, DAS kann ich ja ruhig verschieben!“

Zweitens: Wenn du deine ToDo’s ausschließlich digital festhältst, kann dies auch eine suboptimale Organisation deiner ToDo-Listen sein.

Ich nutze beides:

Der Master für mein Selbstmanagement ist der analoge Timer Mindfulnessence, den ich in Zusammenarbeit mit X17 bzw. X47 entwickelt habe.

Der Vorteil ist, dass ich

1. alles in EINEM Kalender habe: Ziele, Unterziele, Termine, Aufgaben und genügend Raum für Reflexion,
2. die erledigten Aufgaben immer noch sehe, wenn sie abgehakt wurden, und ich
3. auf dieser Basis prima meine Wochen-, Monats- und Jahresreviews machen kann und mich jedesmal darüber freue, wieviel ich geschafft habe.

Der Nachteil ist, dass ich den großen Timer A5 von X47 oft nicht dabei habe, wenn ich mal eben unterwegs bin (auf Reisen schon!).

Da nutze ich selbstverständlich und gerne auch die digitalen Helferlein in der Apple-Welt.

Kein Sklave deiner ToDo-Listen mehr

Wer sich von Sklaverei befreien möchte, hat vielleicht als ersten Impuls den Gedanken, einfach zu fliehen.

Einfach die Aufgaben liegen lassen, sich anderen, angenehmeren Dingen zuwenden.

Das ist dann die Wiege der Prokrastination, die umso gefährlicher ist, wenn du dich mit Dingen ablenkst, die mit der eigentlichen Aufgabe etwas zu tun haben.

Beispiel: Du hast vor, einen Blogartikel zu schreiben. Jetzt müssen da ja auch Fotos rein. Und wer das Tool Canova kennt, der kennt auch dessen Suchtfaktor.

Da sind mal flott 2 Stunden rum, die du mit dem Erstellen der Grafiken für deinen Blogartikel verbringst. Das macht ja auch echt Spaß.

Nur geschrieben hast du noch nix… .

Du kannst aber auch die Herrschaft übernehmen

a. Mit Gewalt

Du denkst dir: „Augen zu und durch“ und arbeitest deine Aufgaben verbissen ab.

Das Problem ist nur, dass du dann nicht 100% deiner Energie dafür nutzt, da ein gewisser Teil deiner Energie dafür draufgeht, dass du ständig deinen Widerstand gegen die ToDos bändigen musst.

Von den seelischen und körperlichen Folgen wie Stress und Bluthochdruck etc. mal ganz zu schweigen

In gewissem Sinne verdoppelst du also damit deine ToDo-Liste sogar, denn:

„Wenn du ein Problem hast, und du willst es nicht haben, dann hast du schon zwei.“

b. Durch „Verhandlung“

Das heißt, du schaust wie bei jeder guten Verhandlung, dass du beiden Seiten gerecht wirst:

Die ToDo-Liste soll immer kürzer werden.

Und das soll dir auch noch Spaß machen.

b.1 Was das „Image“ deiner ToDo-Listen angeht, so versuchst du, einfach mal den Blickwinkel zu ändern.

Ich schreibe extra „versuchst“, denn natürlich hast du keinen Ausdruck verklärter Glückseligkeit auf dem Gesicht, wenn montags auf deiner ToDo-Liste die Buchhaltung steht.

Mach das Beste draus, indem du dieses ToDo vielleicht mit etwas anderem verknüpfst:

Bei mir ist es die Buchhaltung, die ich mit meiner Gewohnheit „60 Minuten stehen“ kombiniere. Dafür nutze ich ganz einfach einen praktischen Schreibtischaufsatz*.

Da ist die Aufgabe erledigt, und ich habe gleich noch etwas für meine Gesundheit getan.

b.2 Wie schaffst du es nun, deine ToDo-Liste nicht zum „Sammelbecken“ werden zu lassen?

Widerstehe dem Impuls, etwas, das du erledigen musst, automatisch auf die ToDo-Liste zu setzen, weil dir das ein Gefühl von Produktivität und Gewissenhaftigkeit vermittelt.

Schau erst einmal kurz hin, ob du das nicht eben ruckzuck erledigen kannst?

Halte dich hier an die 2-Minuten-Regel: Wenn du etwas in 2 Minuten erledigen kannst, dann erledige es sofort. Das hat nämlich den Vorteil, dass du es direkt wieder aus dem Kopf hast.

b.3 Versuche doch einmal, deine ToDo-Listen neu zu „organisieren“

Als allererstes: ToDo’s haben NICHTS im Kalender zu suchen!

In der Wochenplanung des Timers Mindfulnessence sind natürlich auch ToDo’s. Aber die stehen da nicht als Time-Slot, sondern einfach nur für diesen Tag.

Um die Beispielaufgabe „Buchhaltung“ nochmal zu bemühen: Du schreibst nicht „Montag 8:30h Buchhaltung“, sondern die Buchhaltung steht als ein Punkt • – im wahrsten Sinne des Wortes – da.

Das heißt, du weißt, dass die Buchhaltung am Montag dran ist, nur WANN du sie an dem Tag machst, entscheidest du so, wie es passt.

Du hast Lust, das zu lernen?

Endlich nicht mehr Sklave deiner ToDo-Listen sein, sondern deine Organisation gelassen im Griff zu haben?

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