3 Gründe, warum du deine ToDos nicht erledigst

Und wie du das mit Achtsamem Selbstmanagement hinkriegst

Als engagierter Unternehmer oder hochmotivierter Selbstständiger kannst du DAS so gar nicht leiden: Wenn deine To-Do-Liste länger ist als die Warteschlange bei einer Gratis-Pizza-Aktion.

Du möchtest ja alles erledigen, doch immer kommt irgendetwas dazwischen. Und die Zeit scheint gegen dich zu arbeiten.

Aber: Erfolg kommt nicht allein durch schnelles Abarbeiten von Aufgaben zustande. Viel wichtiger ist es, bewusst und achtsam mit deiner Zeit und deiner Energie umzugehen.

Also: Schluss mit nerviger Selbstoptimierung und ständigem „höher, schneller, weiter“ im Nacken.

Gewöhne dir statt dessen an, mit Achtsamem Selbstmanagement deinen Tag zu gestalten, dein Business zu managen und deine Aufgaben zu erledigen.

Wir schauen uns das jetzt mal an den üblichen Verdächtigen an, die dich immer wieder davon abhalten, deinen Kram zu erledigen.

3 Gründe, warum du deine ToDos nicht erledigst

Grund 1: Deine To-do-Liste schnürt dich zu sehr ein

Eine schier endlose Liste an Aufgaben, und du sitzt davor wie das Kaninchen vor der Schlange. Diese Mischung aus Panik und Mutlosigkeit ist Gift fürs Selbstvertrauen

Doch anstatt nun blindlings drauflos zu wüten, nimm dir einen Moment der Achtsamkeit, um innezuhalten.

Welche von den Aufgaben kannst du streichen?

Du weißt es nicht? Dann frage dich Punkt für Punkt, wie wichtig die jeweilige Aufgabe gerade ist.

„Aber das ist doch alles wichtig!“ höre ich dich stöhnen. Schau nochmal genauer hin: Wichtig – für wen?

• für dich?
• für andere?
• oder ist sie vielleicht gar nicht wichtig, sondern nur dringend?

Und spätestens jetzt ist sie fällig, die Eisenhower-Matrix.

Es mag vielleicht ein alter Hut sein, aber für einen ersten Check ist die Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „dringend“ ganz hilfreich:

Feld A: Wichtig, aber nicht dringend

Hier sitzen alle Aufgaben, bei denen du vielleicht oft sagst: „Eigentlich sollte ich…“ . Das sind Themen, die dich deinen Zielen näher bringen, bei denen aber (zunächst!) nichts anbrennt, wenn du sie heute nicht machst.

Ein Beispiel: Weiterbildung, d.h. sich die Zeit zu nehmen, um dich selbst und dein Business weiterzuentwickeln.

Und natürlich findet sich hier auch das Thema Gesundheit! Wir alle wissen, wie wichtig Sport und gesunde Ernährung sind, aber wie konsequent gehen wir das Thema an?

Ich nehme mich da nicht aus, habe aber in meiner Achtsamen Tagesplanung die Gewohnheit „3x pro Woche Bewegungseinheit“ – und das hilft!

Zur Bearbeitung der Aufgaben in diesem Feld solltest du dir in deiner Planung regelmäßig den nötigen Raum geben. Aber mach keine Zeitblöcke, sondern überlege dir nur, an welchem Tag du dich darum kümmerst. WANN an diesem Tag du das dann machst, entscheidest du so, wie es passt.

Feld B: Wichtig und dringend

Das ist das „Notfall-Feld“, in das z.B. Deadlines hineingehören.

Klassische Beispiele sind hier das Kundenprojekt, das fertig werden muss oder die Frist für die Steuererklärung, die bald abläuft.

Ein typischer Fehler ist jedoch, zu viele Aufgaben in Feld B anzusiedeln. Um da mal auszumisten, frage dich: „Was passiert, wenn ich das jetzt nicht erledige?“ Und lass die Aufgabe nur dann dort stehen, wenn etwas oder jemand ernsthaft Schaden erleidet.

Die Antwort auf eine E-Mail oder der Rückruf kann doch bestimmt noch warten, oder?

Feld C: Weder dringend, noch wichtig

Das heißt, alle Aufgaben bzw. Tätigkeiten, die du hier einordnest, kannst du getrost streichen.

Ein Klassiker für dieses Feld ist Social-Media-Gedaddel.

Du bist ewig auf sozialen Medien unterwegs, was dir wenig bis keinen Mehrwert für dein Unternehmen oder deine persönliche Entwicklung bringt.

Der einzige „Mehrwert“, den ich hier gelten lasse, ist das bewusste Scrollen durch den Feed für eine begrenzte Zeit, wenn du einfach mal Lust hast, abzuschalten.

Aber sei dir dessen auch wirklich bewusst – dann dürfen es sogar Katzen-Videos sein. Bei mir sind das dann eher Pferde-Videos oder Roomtouren von Wohnmobilen.

Feld D: Nicht wichtig, aber dringend

Wenn du kannst, dann delegiere die Aufgaben, die in diesem Feld stehen.

Das können Routine-E-Mails sein, die in der Regel keine langfristigen Auswirkungen auf dein Business haben.

Oder es gibt kleine Reparaturen und Wartungsarbeiten, die dringend sind, aber nicht so schwerwiegend, dass die Bude gleich zusammenbricht – im echten und übertragenen Sinne.

Setz es sofort um:

Geh jetzt mal in deine To-do-Liste, schreibe mal hinter jede Aufgabe den entsprechenden Buchstaben und dann miste aus!

3 Gründe, warum du deine ToDos nicht erledigst

Grund 2: Dein Perfektionismus bremst dich aus

Wenn das Ergebnis nicht perfekt wird, dann fängst du gar nicht erst an?

So eine Haltung ist nur hilfreich bei den Dingen, bei denen es wirklich auf Perfektion ankommt.

Aber wer ist schon Herzchirurg?

Oder musst du gerade einen A380-Jumbo sicher auf die Landebahn bringen (und selbst dafür gibt es aus gutem Grund einen Autopiloten)?

Bei den meisten Aufgaben reichen auch 80% oder sogar noch weniger.

Doch auch hier ist es nicht nur eine Frage der Quantität, sondern auch der Qualität.

Denk die Aufgabe doch einfach mal neu, wenn das möglich ist: Muss sie wirklich auf diese eine Art und Weise erledigt werden? Muss es wirklich haargenau DIESES Ergebnis sein?

Meistens sind wir so festgefahren in unseren Vorstellungen, dass wir einer etwas ungewöhnlicheren Alternative einfach die Türe vor der Nase zuhauen.

„Nee, SO kann man das doch nicht machen?!“ Warum denn nicht?

Was zählt, ist doch, dass das Ergebnis am Ende passt und nicht unbedingt, wie ich dahin gekommen bin oder was ich am Anfang für eine Vorstellung davon hatte.

Hier ein wunderbares Beispiel aus der Praxis – gerade erst passiert:

Auch ich habe bei der letzten Monatsplanung mal auf mein „A-Feld“ geschaut und mir vorgenommen, in diesem Monat das Laufen wieder mehr zu forcieren. Gesundheit und so, you know?

Deshalb hatte ich für eine bestimmte Woche des Monats an den drei Tagen, an denen die Bewegungseinheit dran ist, explizit auch „Lauftraining absolvieren“ als „me!-Aufgabe“ eingeplant. (Die me!-Aufgabe ist die tägliche Aufgabe, die auf ein Ziel einzahlt).

Und dann wurde ich krank!

Jetzt alles wieder umplanen? Nein! Ich änderte die me!-Aufgabe einfach ein wenig ab in: „Lauftraining theoretisch vertiefen“.

So lag ich gemütlich auf dem Sofa, kurierte meine Bronchitis aus und tröstete mich mit dem Buch von Nicole Staudinger „Läuft schon!: How to run – eine Anleitung von der unsportlichsten Joggerin der Welt“*.

Das Schönste war, dass ich danach mein Kreuzchen durch die me!-Aufgabe machen konnte. Erledigt!

Große Sportler bereiten sich ja auch immer mental vor… .

Setz es sofort um:

Geh du jetzt mal in deine To-do-Liste und checke die einzelnen Aufgaben, ob du sie im Ergebnis und/oder im Prozess anpassen kannst.

Allerdings: Wenn du analog arbeitest, dann sieht das Durchstreichen und Darüberschreiben mit der Zeit doch ziemlich hässlich aus.

Hier ein kleiner Tipp: Genau deshalb nutze ich schon seit Langem die Pilot-Stifte, deren Tinte man problemlos radieren kann. In der Edel-Variante gibt es die in verschiedenen Farben.*

Begonnen habe ich zunächst mit dem Einsteiger-Set der Pilot-Frixion-Stifte* und mich sofort über meinen aufgeräumten Timer gefreut – selbst wenn ich zig Aufgaben immer wieder geändert hatte.

3 Gründe, warum du deine ToDos nicht erledigst

Grund 3: Dein Zeitmanagement passt nicht zu dir

In der Überschrift 2 ist eine kleine Unschärfe: „Zeitmanagement“ ist viel zu kurz gesprungen.

Hier geht es um Selbstmanagement. Immer!

Denn die Organisation deines Alltags ist so viel mehr, als nur Zeitblöcke hin und herzuschieben und deinen Kalender als „Stundenplan“ zu verunstalten.

Sind wir doch mal ehrlich: Da plane ich für Dienstagmorgen von 10:00-12:00h Zeit für Aufgabe X ein. Und wenn die nicht gerade in das Notfall-Feld (B) von oben gehört, dann reicht schon eine kleine Störung, und das war’s dann mit dem Time-Blocking!

Doch im Kontext von mindfulnessence (= Achtsamkeit x Organisation) packen wir auf das Selbstmanagement auch noch eine große Portion Achtsamkeit drauf.

Ganz ohne OMMM, aber dafür mit wachem Bewusstsein, was denn überhaupt das richtige Selbstmanagement für mich ist.

Einen ersten Einblick, in welche Richtung dein Achtsames Selbstmanagement gehen kann, bekommst du im kostenlosen Selbstmanagement-Test von mindfulnessence. Den entsprechenden Blogartikel zu den vier Selbstmanagement-Typen findest du hier.

Und noch etwas:

Es kann auch an der ToDo-Liste selber liegen, wenn du deine ToDos nicht erledigst. Im Blogartikel „Bist du (noch) Sklave deiner ToDo-Liste?“ wechseln wir mal die Perspektive und schauen, warum die ToDo-Liste selbst die Ursache sein kann.

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